1. INTRODUCCIÓN
Arme se funda en 1974 como una empresa familiar dedicada a la distribución mayorista de acero de refuerzo y láminas de acero. En 1997, se transforma en un centro de servicio de acero, explorando nuevas oportunidades de negocio. En 1999, amplía su enfoque hacia el procesamiento de láminas de acero, atendiendo a mercados con clientes estratégicos. Para 2007, la planta de producción se traslada de manera estratégica a Chinchiná (Caldas), en el corazón del Eje Cafetero, y cerca de los principales centros portuarios y económicos de
Colombia: a 287 kilómetros de Buenaventura, 230 kilómetros de Cali, 186 kilómetros de Medellín y 315 kilómetros de Bogotá. Además, se introducen nuevas líneas de tuberías y perfiles.
Esta trayectoria ha consolidado a arme como un aliado estratégico para la industria metalmecánica y de la construcción en Colombia. La continúa innovación y aplicación de los más recientes desarrollos tecnológicos, nos permite ofrecer a nuestros clientes productos y servicios con los más altos estándares de calidad. Somos una empresa responsable, que respeta las políticas económicas, fiscales, sociales y
ambientales, buscamos ser aliados de nuestros clientes, colaboradores y proveedores.
2. PRINCIPIOS Y VALORES ORGANIZACIONALES
Para alcanzar los objetivos de la organización, arme y sus colaboradores desarrollaran sus actividades bajo los valores y principios que rigen al estado, la sociedad, sus accionistas, proveedores, clientes y terceros.
2.1. Valores organizacionales Integridad: Refuerza la confianza y la lealtad de los clientes, fomenta un ambiente de trabajo positivo y asegura el cumplimiento de regulaciones. Contribuye a la idea de un éxito sostenible y a largo plazo, estableciendo a arme como un líder confiable en el mercado.
Respeto: Escuchamos y entendemos al otro, valorando sus intereses y necesidades.
Transparencia: Actuamos con honestidad y coherencia generando confianza en nuestros clientes internos y externos.
Dinamismo: Somos una organización en constante transformación, con apertura al cambio y mejora continua, que actúa con proactividad, optimismo y energía.
Disciplina: Fomentamos el crecimiento personal y profesional, brindando a los empleados claridad en sus roles y el apoyo necesario para alcanzar sus metas en un entorno respetuoso y organizado.
Perseverancia: Impulsamos a toda la organización a mantenernos firmes ante los desafíos, superando obstáculos con esfuerzo continuo, y promoviendo una cultura de mejora constante y resiliencia frente a la adversidad.
2.2. Principios organizacionales
Legalidad, arme y sus colaboradores velaran siempre por el cumplimiento de La constitución, las leyes, normas, políticas, reglamentos y demás controles que sean necesario para la regulación de las actividades que se desarrollan en la
organización.
Responsabilidad social, arme es una empresa comprometida que contribuye al mejoramiento de las condiciones de vida, no solo de sus colaboradores sino también de las comunidades más desfavorecidas.
Transparencia y honestidad, en arme respetamos las buenas costumbres y la moral social, de tal forma que nuestras acciones y actividades sean coherentes y transparentes en la palabra, intención y acción generando confianza colectiva.
Capital humano, el recurso más valioso de arme son sus colaboradores, por tanto, su compromiso es tener profesionales idóneos y talentosos que formen equipos de trabajo competentes y comprometidos en el desarrollo de los objetivos de la organización.
Respeto por la vida de la familia, arme valora el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, promoviendo un ambiente laboral que respete las necesidades familiares de sus trabajadores.
3. ALCANCE
Este programa es aplicable a todos los colaboradores, proveedores, clientes, partes interesadas y terceros, quienes deberán cumplir con las políticas, debidas diligencias y procedimientos establecidos, así como con todas las actividades adicionales definidas en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial. Asimismo, aquellas contrapartes interesadas en establecer un vínculo comercial o laboral con la compañía deberán adoptar este programa.
El Programa de Transparencia y Ética Empresarial abarca situaciones clave que facilitan su comprensión por parte de todos los colaboradores, proveedores, clientes y demás interesados. Es importante destacar que cualquier situación que pueda afectar el correcto funcionamiento de este programa deberá ser reportada al Oficial de Cumplimiento, manejándose con discreción y aplicando los valores corporativos en todo momento.
4. COMPROMISO DE arme
4.1. Cumplimos las leyes, normas y regulaciones
Arme y sus colaboradores están sujetos al cumplimiento de todas las leyes y regulaciones aplicable; como empleados de arme, conocemos las diversas políticas y procedimientos y nos adherimos a ellos según las circunstancias que correspondan.
Estas normas internas son específicas de la empresa y pueden incluso superar los requisitos legales.
4.2. Derechos humanos
Arme aplica altos estándares de conducta ética, tratando a sus empleados con equidad, dignidad y respeto, y cumpliendo con todas las leyes y normas vigentes.
◎ Protege los derechos humanos de los empleados a la igualdad de oportunidades y al trato no discriminatorio.
◎ Promueve la implementación de una remuneración justa y equitativa.
◎ Prohíbe el pago de un postulado ante un proceso de selección, valorando el trabajo como un derecho, si se llegase a presentar un evento de esta índole, se deberá de reembolsar el total de dinero en un tiempo determinado.
◎Prohíbe el trabajo infantil y respeta la edad mínima para trabajar, en caso de presentarse un evento de esta índole se deberá de reportar a las autoridades competentes, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y reportar a los padres de familia.
◎ Prohíbe el trabajo forzoso y esclavitud moderna, en caso de presentarse un evento de esta índole se deberá de reportar a las autoridades competentes y se deberá tener soporte de entrega de las víctimas, posteriormente monitorear y garantizar que se de protección a las mismas.
4.3. Blanqueo de dinero
El blanqueo de dinero es un proceso ilegal y prohibido que oculta el verdadero origen y titularidad de las ganancias ilícitas, con el objetivo de limpiar su identidad criminal y darles una apariencia de legitimidad. Todos los empleados deben asegurarse de que las empresas vinculadas a arme no sean utilizadas como instrumentos para el blanqueo de dinero. Para ello, se deben tomar las máximas precauciones al recibir pagos desde cuentas de terceros, así como al manejar cantidades de dinero en efectivo y giros postales. Nuestros colaboradores no deben verse involucrados en acciones fraudulentas o conductas deshonestas que afecten los bienes, activos, registros financieros o contabilidad de arme o de terceros. Es fundamental cumplir con todas las leyes, regulaciones y normas contables aplicables, garantizando que la información financiera que emitimos sea precisa y refleje la realidad. Las cifras de ingresos y gastos deben ser verídicas y reconocidas en el periodo correspondiente.
Por lo tanto, nuestros colaboradores deben:
Estar atentos a cualquier indicio de fraude o información inexacta.
● Asegurar que nuestros registros, datos y cuentas sean completos y verídicos.
● No inflar cifras de ventas ni manipularlas entre periodos.
● Registrar y documentar adecuadamente todas las transacciones.
● Evitar entradas falsas o engañosas en cualquier informe.
No realizar pagos de facturas a terceros distintos al titular sin la autorización escrita del mismo y la aprobación de acuerdo con la matriz de responsabilidades.
4.4. Protegemos los activos de la empresa
Los colaboradores deben proteger los bienes de arme y utilizarlos de manera adecuada y eficiente. Por lo tanto, se esforzarán por resguardar estos activos contra pérdidas, daños, uso indebido, robo, fraude y destrucción. Estas responsabilidades abarcan tanto los activos tangibles como los intangibles, incluyendo marcas comerciales, know-how, información confidencial o privilegiada, y sistemas informáticos.
Los sistemas relacionados con las tecnologías de la información (computadoras, hardware y software, correo electrónico, internet, etc.) utilizados en arme son propiedad de la empresa en todo momento y deben emplearse exclusivamente para actividades laborales.
En ningún caso se permitirán usos ilícitos, ofensivos o perjudiciales para terceros. arme se reserva el derecho de controlar e inspeccionar la forma en que los colaboradores utilizan sus activos, incluyendo la facultad de revisar todos los correos electrónicos, datos y archivos
almacenados en la red de computadoras de la empresa.
4.5. Igualdad y equidad
Arme nos comprometemos a tratar a nuestros colaboradores y a todas las personas con dignidad y respeto, cumpliendo con todas las disposiciones legales y reglamentarias aplicables en materia laboral, incluyendo el pago de seguridad social y prestaciones económicas, garantizando así un entorno libre de discriminación para todos. Ofrecemos a nuestros colaboradores oportunidades de crecimiento profesional respaldadas por las políticas de la empresa. Los valores de la empresa fomentan una cultura en la que el respeto mutuo y el desarrollo individual son elementos clave para nuestro éxito. Es una violación de este Código tratar de manera desfavorable o involucrarse en cualquier conducta que perjudique a otros, así como acosar a alguien por motivos de género, edad, raza, color de piel, origen étnico o nacionalidad, afiliación sindical, estado civil, embarazo, discapacidad, religión, orientación sexual o cualquier otra forma de discriminación contemplada en la legislación vigente. Estas conductas serán sancionadas de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de
Trabajo.
4.6. Regalos e invitaciones
Nuestros colaboradores nunca deben ofrecer ni prometer favores personales o financieros inapropiados, ni ningún otro tipo de beneficio para obtener negocios o ventajas de terceros, ya sean públicos o privados. Asimismo, no deben aceptar beneficios a cambio de un trato preferencial. No aceptamos contratos con clientes o proveedores que impliquen sobornos, ya que este tipo de prácticas son poco éticas, ilegales y no sostenibles. Por lo tanto, debemos evitar colaborar con personas u organizaciones que se dediquen a prácticas corruptas.
Cuando nos referimos excedidos, se puede considerar un beneficio excedido en aceptar cualquier regalo e invitación que supere valor que supere el 10% del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) para el receptor. Esto incluye equivalentes en efectivo, tarjetas de regalo, favores, entretenimiento, entre otros, tanto para el colaborador como para sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad y el primer grado civil. En cualquier caso, está prohibido recibir dinero en efectivo de cualquier valor. El colaborador que recibe un monto o regalo excedido debe presentarlo a su superior directo para aceptar o disponer sobre el mismo y reportado al oficial de cumplimiento del PTEE. Los artículos de carácter promocional, como calendarios, cuadernos, lapiceros, memorias USB, mugs y porta celulares, podrán ser aceptados libremente por nuestros colaboradores.
4.7. Privacidad de datos y protección de la información
La información confidencial se refiere a aquella que no es de conocimiento público. Esto incluye secretos comerciales, planes de negocio, estrategias de comercialización, diseños, bases de datos, registros, información sobre sueldos, datos personales de colaboradores, información de proveedores y clientes y cualquier otra información financiera o de otro tipo que no haya sido publicada.
Aunque algunos de nuestros colaboradores pueden tener acceso a ‘información privilegiada’, solo podrán utilizarla cuando sea estrictamente necesario, asegurándose de cumplir con los términos y obligaciones de confidencialidad establecidos en nuestro reglamento interno de
trabajo. Es importante recordar que no se debe compartir la siguiente información, salvo por las Gerencias y que sea requerida por Entidad financiera o proveedores para otorgamiento de créditos:
● Información financiera o de negocios de la compañía que no haya sido divulgada públicamente.
● Las decisiones de la junta directiva y/o asamblea general. Salvo que sea requerido como extracto para efectos de aprobación. Información sobre proveedores, clientes y colaboradores.
● Códigos de acceso a equipos de trabajo o cuentas de correo electrónico, salvo que su líder inmediato lo solicite en caso de extrema necesidad.
Planes estratégicos de la empresa, incluyendo nuevos proyectos y adquisiciones que aún no sean de conocimiento público, salvo que sea requerido para aprobación o estructuración financiera., por los canales oficiales de la matriz de responsabilidades.
● Registros fotográficos internos de la empresa, que no sean registros definidos como
publicables en los planes de promoción y Mercadeo.
● Documentos que contengan información confidencial, como informes, indicadores, entre otros.
● Lo establecido en el la A3.GU12 Política de tratamiento de datos personales arme S.A. y A3.GU13 Manual de procedimientos de protección de datos personales arme S.A.
5. Comunicaciones externas
Valoramos y protegemos nuestra identidad, reconociendo el esfuerzo que ha implicado construir nuestra marca y posicionamiento en el mercado. Por ello, es fundamental salvaguardar nuestro nombre siendo coherentes y precisos en nuestra comunicación con el público y las partes interesadas.
Todas las comunicaciones relacionadas con actividades comerciales, promociones y cualquier aspecto del ejercicio comercial deberán realizarse a través de los canales oficiales de la compañía de los cargos designados para el efecto, las comunicaciones externas que se hagan deben ser con las personas responsables de los procesos correspondientes. Los colaboradores deben contar con autorización oficial de la compañía para exponer material que pueda impactar a la compañía en el resguardo de su propiedad intelectual. La comunicación de las redes sociales a nombre de la compañía debe atender a los planes de mercadeo y comunicación definidos, deben ser precisos y no exponer información confidencial en lo que pueda perjudicar la reputación y el buen nombre de arme.
6. Conflicto de interés
Los empleados deben actuar en todo momento en el mejor interés de arme. y evitar situaciones que puedan generar un conflicto con dichos intereses. Un conflicto de intereses ocurre cuando una persona tiene un interés privado, personal, económico o de otro tipo que podría influir en el ejercicio objetivo de sus deberes como empleado de arme. Estos intereses personales pueden incluir relaciones familiares, así como vínculos con amigos cercanos. Si un empleado se encuentra en una situación que podría dar lugar a un conflicto de intereses, debe comunicarlo de inmediato al oficial de cumplimiento del PTEE y/o al proceso de gestión humana. En caso de que el afectado sea el propio oficial, deberá informar a su suplente del PTEE y/o al proceso de gestión humana. La persona en conflicto debe abstenerse de participar en la decisión y delegar la responsabilidad a su superior. Ejemplos de conflictos de intereses:
● Intereses financieros: Un empleado que tiene responsabilidades en la toma de decisiones con socios comerciales (clientes o proveedores) y mantiene intereses económicos en dichas entidades no podrá influir en las decisiones de arme en favor de esa empresa.
● Vínculos de familiaridad: Situaciones donde exista una relación cercana o sentimental entre jefes y subordinados o entre quienes realizan y controlan transacciones.
● Empleo secundario: Si un empleado tiene un empleo adicional o participa en otras actividades empresariales que entren en conflicto con los intereses de arme, debe ser reportado.
● Evaluación del rendimiento: Un empleado que supervise a otra persona y deba evaluar su rendimiento o decidir sobre incrementos salariales debe evitar cualquier conflicto de interés en esta evaluación
7. Donaciones o patrocinios
Arme otorga donaciones o patrocinios, cumpliendo con los procedimientos establecidos para apoyar proyectos propuestos por entidades públicas o privadas, o por organizaciones sin ánimo de lucro, debidamente establecidas en cumplimiento a la ley; con destinación a eventos educativos, culturales, deportivos, sociales, políticos, entre otros. Arme evalúa con razonabilidad cualquier relación entre la posible donación o patrocinio y sus objetivos comerciales, y garantiza el cumplimiento con el proceso específico de autorización, requerimientos de registro y documentación, así como límites económicos específicos.
Todas las donaciones o patrocinios serán ejecutados de acuerdo con los procedimientos internos, siendo transparentes, verificables, y justificadas, y requiere la aprobación de la alta dirección, así mismo se debe contar con el certificado de donación de la entidad donataria.
8. Fraude
El fraude se define como un engaño intencionado o una conducta ilegal que va en contra de la ética y la honestidad, y que puede resultar en ganancias, beneficios o ventajas para un empleado, así como en daños o pérdidas para la empresa o terceros. Participar en un fraude o robo representa una violación fundamental de los valores de integridad. Por lo tanto, debe ser abordado como una infracción disciplinaria grave.
9. Disposición a la prevención, detección y control del lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Para arme es fundamental tener identificado el riesgo de FPADM, el cual se tiene implementado el Sistema SAGRILAFT, mediante el A3.MN04 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO LAFT-FPADM, donde se establece la prevención, detección y control del riesgo.
10.Propiedad Intelectual
Los empleados de arme están en la obligación de proteger la propiedad intelectual propia o de terceros; se debe hacer un uso adecuado y responsable de las marcas, derechos de autor y patentes. De igual forma se debe respetar la propiedad intelectual de otras empresas, adquiriendo legalmente las licencias para su utilización.
11.Conducta empresarial y trato con nuestros socios
11.1. Nuestros clientes
Arme se propone fortalecer y desarrollar relaciones a largo plazo con sus clientes, ofreciendo bienes y servicios de alta calidad, y demostrando respeto e integridad en todas sus transacciones. La empresa se compromete a proporcionar sus productos de manera
justa y honesta, cumpliendo con todas las leyes aplicables en materia de salud y seguridad, así como con los requisitos informativos sobre los productos y procedimientos internos. La promoción y publicidad de los productos se basará siempre en hechos y datos, presentándose de manera justa, confiable y razonable, de conformidad con las leyes de competencia vigentes.
11.2. Responsabilidad en la libre competencia
Arme está comprometida con el cumplimiento de las leyes para garantizar la libre competencia, especulación de precios o de antimonopolio, con las cuales se busca proveer a los consumidores, productos y servicios de alta calidad a precios justos y que ninguna conducta interfiera con este proceso.
11.3. Nuestros proveedores
Arme seleccionará a sus proveedores utilizando criterios objetivos, tales como la competencia del personal, la calidad de los productos, los precios y los servicios ofrecidos. Los proveedores deben comprometerse plenamente con la calidad, la innovación y la eficiencia, operar de acuerdo con la legislación vigente y adherirse a prácticas éticas adecuadas, definidas en los procedimientos internos de arme. Los proveedores y clientes deben asegurar que se prevengan eventos como el trabajo forzoso, la esclavitud, el trabajo infantil, la discriminación y cualquier otro acto ilegal.
12. Cumplimiento del código
Todos los empleados de arme deben dar cumplimiento al presente código durante su periodo de permanencia en la empresa. No se permitirá que ningún empleado dé instrucciones a otro para que actúe en contra del código, de la ética o de las leyes. Además, no se podrá justificar una conducta inapropiada alegando que se recibió una instrucción de un superior. En arme, las relaciones entre compañeros de trabajo, jefes y terceros se fundamentan en el respeto, la buena fe y la transparencia. Se debe evitar ocultar información, tener segundas intenciones o inducir al error a otros. Las acciones de los empleados se rigen por la integridad y la honestidad, reflejando un comportamiento ético y legal que contribuye al buen nombre e imagen de arme.
13.Deberes de los empleados
Los empleados de arme tienen la obligación de ejecutar el contrato de buena fe, con honestidad, honorabilidad y poniendo al servicio del empleador toda su capacidad de trabajo, teniendo en cuenta los deberes detallados en el Artículo 58 del Reglamento
Interno de Trabajo de arme. Declaración de conflictos: Si un colaborador sospecha que está frente a un posible conflicto de interés, debe informarlo a su jefe inmediato, proceso de gestión humana o al oficial de cumplimiento del PTEE de manera oportuna y veraz, para que se evalúe y se determinen las medidas necesarias según el impacto del conflicto.
14.Infracciones del código
El cumplimiento de lo establecido en el Código de Ética es obligatorio para todos los empleados de arme y el incumplimiento al mismo, será sancionado de acuerdo con el reglamento interno de trabajo, de conformidad con las disposiciones en el Código Sustantivo
de Trabajo. Las sanciones que aplicará arme ante las infracciones al Código de Ética pueden resultar en faltas graves para los empleados y sus representantes, incluyendo el despido por justa causa, de conformidad con las disposiciones en el Código Sustantivo de Trabajo.
15. Evaluación de cumplimiento
El proceso de control interno de arme llevará a cabo evaluaciones independientes sobre el funcionamiento de los controles y los informes internos, además de verificar el cumplimiento de los artículos establecidos en este código.
16. Informe sobre conductas impropias
Arme ha dispuesto un correo electrónico, oficialcumplimientoPTEE@arme.co , el cual es administrado directamente por el oficial de cumplimiento, por medio del cual los empleados de la compañía, sus representantes y cualquier tercero, de manera segura, confidencial y anónima, si es decisión de la persona, pueden informar cualquier sospecha de infracción al programa de Ética Empresarial. También estará disponible la página web en la pestaña “Políticas” en la parte inferior identificada como “Línea de Transparencia” el canal para realizar las denuncias correspondientes por actos de corrupción y/o soborno transnacional. https://arme.co/politicas/ De igual manera la compañía se compromete que las denuncias recibidas serán investigadas y la información y pruebas suministradas, se mantendrán en total confidencialidad, protegiendo a la persona(s) que denuncia(n) infracciones a dicho programa.
17.Vigencia
Este programa de ética empresarial rige a partir del año 2018, con Actualización en el año 2024.
18.Marco para la toma de decisiones ética
Cuando tenga duda o se enfrente a un dilema ético hágase las siguientes preguntas:
● ¿Es contrario a las normas de arme o profesionales?
● ¿Parece ser correcto?
● ¿Es legal?
● ¿Se reflejará de manera negativa en usted o en arme?
● ¿Quién más podría verse afectado (clientes, usted, otras personas en arme)?
● ¿Se sentiría usted avergonzado si otras personas supieran que adopto este curso de acción?
● ¿Existe una acción alternativa que no involucra un conflicto ético?
● ¿Cómo se vería en los medios de comunicación?
● ¿Qué pensaría una persona razonable?
● ¿Puede dormir por la noche?
“La integridad es hacer lo correcto, incluso cuando nadie está mirando”. C.S. Lewis
1. INTRODUCTION
Arme was founded in 1974 as a family business dedicated to the wholesale distribution of reinforcement steel and steel sheets. In 1997, it transformed into a steel service center, exploring new business opportunities. In 1999, it expanded its focus to the processing of steel sheets, serving markets with strategic customers. By 2007, the production plant was strategically relocated to Chinchiná (Caldas), in the heart of the Coffee Axis, and close to Colombia’s main port and economic centers: 287 kilometers from Buenaventura, 230 kilometers from Cali, 186 kilometers from Medellín, and 315 kilometers from Bogotá. Additionally, new lines of pipes and
profiles were introduced This trajectory has consolidated Arme as a strategic ally for the metalworking and construction industries in Colombia. Continuous innovation and the application of the latest technological developments allow us to offer our customers products and
services with the highest quality standards We are a responsible company that respects economic, fiscal, social, and environmental policies, seeking to be allies of our customers, collaborators, and suppliers.
2. ORGANIZATIONAL PRINCIPLES AND VALUES
To achieve the organization’s objectives, Arme and its collaborators will develop their activities under the values and principles that govern the state, society, its shareholders, suppliers, customers, and third parties.
2.1. Organizational Values
Integrity: Reinforces customer trust and loyalty, fosters a positive work
environment, and ensures compliance with regulations. It contributes to the idea of
sustainable, long-term success, establishing Arme as a reliable leader in the market.
● Respect: We listen to and understand others, valuing their interests and needs.
● Transparency: We act with honesty and consistency, generating trust among our internal and external customers.
● Dynamism: We are an organization in constant transformation, open to change and continuous improvement, acting with proactivity, optimism, and energy.
● Discipline: We promote personal and professional growth, providing employees with clarity in their roles and the support needed to achieve their goals in a respectful and organized environment.
● Perseverance: We encourage the entire organization to remain steadfast in the face of challenges, overcoming obstacles with continuous effort, and promoting a culture of constant improvement and resilience in adversity.
2.2. Organizational Principles
● Legality: Arme and its collaborators will always ensure compliance with the Constitution, laws, norms, policies, regulations, and any other controls necessary for the regulation of activities carried out in the organization.
● Social Responsibility: Arme is a committed company that contributes to improving the living conditions not only of its collaborators but also of the most disadvantaged communities.
● Transparency and Honesty: At Arme, we respect good customs and social morals, ensuring that our actions and activities are consistent and transparent in word, intention, and action, generating collective trust.
● Human Capital: The most valuable resource of Arme is its collaborators; therefore, its commitment is to have skilled and talented professionals who form competent and committed work teams in achieving the organization’s objectives
● Respect for Family Life: Arme values the balance between work and personal life, promoting a work environment that respects the family needs of its employees.
3. SCOPE
This program is applicable to all collaborators, suppliers, customers, stakeholders, and third parties, who must comply with the established policies, due diligence, and procedures, as well as all additional activities defined in the Transparency and Business Ethics Program. Likewise, those interested in establishing a commercial or labor relationship with the company must adopt this program The Transparency and Business Ethics Program covers key situations that facilitate understanding by all collaborators, suppliers, customers, and other interested
parties. It is important to highlight that any situation that may affect the proper functioning of this program must be reported to the Compliance Officer, handled discreetly, and applying corporate values at all times.
4. COMMITMENT OF ARME
4.1. We Comply with Laws, Norms, and Regulations
Arme and its collaborators are subject to compliance with all applicable laws and regulations; as employees of Arme, we are aware of the various policies and procedures and adhere to them as circumstances warrant. These internal norms are specific to the company and may even exceed legal requirements.
4.2. Human Rights
Arme applies high standards of ethical conduct, treating its employees with fairness, dignity, and respect, and complying with all current laws and regulations.
● Protects employees’ human rights to equal opportunities and non-discriminatory treatment.
● Promotes the implementation of fair and equitable compensation.
● Prohibits the payment of a candidate in a selection process, valuing work as a right; if such an event occurs, the total amount of money must be reimbursed within a specified time.
● Prohibits child labor and respects the minimum age for work; if such an event occurs, it must be reported to the competent authorities, Colombian Institute of Family Welfare (ICBF), and to the parents.
● Prohibits forced labor and modern slavery; if such an event occurs, it must be reported to the competent authorities, and there must be evidence of the delivery of victims, subsequently monitoring and ensuring their protection.
4.3. Money Laundering
Money laundering is an illegal and prohibited process that conceals the true origin and ownership of illicit profits, aiming to clean its criminal identity and give it an appearance of legitimacy All employees must ensure that companies linked to Arme are not used as instruments for money laundering. To this end, maximum precautions must be taken when receiving payments from third-party accounts, as well as when handling cash amounts and postal money orders Our collaborators must not engage in fraudulent actions or dishonest conduct that affect the assets, financial records, or accounting of Arme or third parties. It is essential to comply with all applicable laws, regulations, and accounting standards, ensuring that the financial information we issue is accurate and reflects reality. Revenue and expense figures must be truthful and recognized in the corresponding period.
Therefore, our collaborators must:
● Be alert to any signs of fraud or inaccurate information.
● Ensure that our records, data, and accounts are complete and truthful.
● Not inflate sales figures or manipulate them between periods.
● Properly record and document all transactions.
● Avoid false or misleading entries in any report.
● Not make payments of invoices to third parties other than the holder without the written authorization of the holder and approval according to the matrix of responsibilities.
4.4. We Protect Company Assets
Collaborators must protect Arme’s assets and use them appropriately and efficiently. Therefore, they will strive to safeguard these assets against loss, damage, misuse, theft, fraud, and destruction. These responsibilities encompass both tangible and intangible assets, including trademarks, know-how, confidential or privileged information, and computer systems The systems related to information technology (computers, hardware and software, email, internet, etc.) used at Arme are the property of the company at all times and must be used exclusively for work activities. Under no circumstances will illegal, offensive, or harmful uses to third parties be allowed. Arme reserves the right to control and inspect how collaborators use their assets, including the authority to review all emails, data, and files stored on the company’s computer network.
4.5. Equality and Equity
Arme is committed to treating our collaborators and all individuals with dignity and respect, complying with all applicable legal and regulatory provisions in labor matters, including the payment of social security and economic benefits, thus ensuring a discrimination-free environment for all. We offer our collaborators opportunities for professional growth supported by the company’s policies
The company’s values foster a culture in which mutual respect and individual development are key elements of our success. It is a violation of this Code to treat others unfavorably or engage in any behavior that harms others, as well as to harass someone based on gender, age, race, skin color, ethnic or national origin, union affiliation, marital status, pregnancy, disability, religion, sexual orientation, or any other form of discrimination contemplated in current legislation. Such conduct will be sanctioned in accordance with the provisions of the Internal Work Regulations.
4.6. Gifts and Invitations
Our collaborators must never offer or promise inappropriate personal or financial favors, or any other type of benefit to obtain business or advantages from third parties, whether public or private. Likewise, they must not accept benefits in exchange for preferential treatment. We do not accept contracts with clients or suppliers that involve bribery, as such practices are unethical, illegal, and unsustainable. Therefore, we must avoid collaborating with individuals or organizations engaged in corrupt practices When we refer to excessive benefits, any gift or invitation exceeding 10% of the current Legal Monthly Minimum Wage (SMLMV) for the recipient can be considered excessive. This includes cash equivalents, gift cards, favors, entertainment, among others, for both the collaborator and their relatives up to the second degree of consanguinity and the first civil degree. In any case, it is prohibited to receive cash of any value. The collaborator who receives an excessive amount or gift must present it to their direct supervisor for acceptance or disposition and report it to the compliance officer of the PTEE Promotional items, such as calendars, notebooks, pens, USB drives, mugs, and phone holders, may be freely accepted by our collaborators.
4.7. Data Privacy and Information Protection
Confidential information refers to information that is not publicly known. This includes trade secrets, business plans, marketing strategies, designs, databases, records, salary information, personal data of collaborators, information about suppliers and customers, and any other financial or other information that has not been published.
Although some of our collaborators may have access to ‘privileged information,’ they may only use it when strictly necessary, ensuring compliance with the confidentiality terms and obligations established in our internal work regulations It is important to remember that the following information should not be shared, except by management and when required by financial entities or suppliers for
granting credits:
● Financial or business information of the company that has not been publicly disclosed.
● Decisions of the board of directors and/or general assembly, unless required as an extract for approval purposes.
● Information about suppliers, customers, and collaborators.
● Access codes to work equipment or email accounts, unless requested by their immediate leader in case of extreme necessity.
● Strategic plans of the company, including new projects and acquisitions that are not yet publicly known, unless required for approval or financial structuring, through the official channels of the matrix of responsibilities.
● Internal photographic records of the company that are not defined as publishable in promotional and marketing plans.
● Documents containing confidential information, such as reports, indicators, among others.
● What is established in A3.GU12 Personal Data Treatment Policy of Arme S.A. and A3.GU13 Personal Data Protection Procedures Manual of Arme S.A.
5. External Communications
We value and protect our identity, recognizing the effort involved in building our brand and positioning in the market. Therefore, it is essential to safeguard our name by being consistent and precise in our communication with the public and stakeholders.
All communications related to business activities, promotions, and any aspect of commercial exercise must be conducted through the company’s official channels designated for this purpose; external communications must be made with the individuals responsible for the corresponding processes. Collaborators must have official authorization from the company to expose material that may impact the
company in safeguarding its intellectual property. Social media communications on behalf of the company must adhere to the defined
marketing and communication plans, must be precise, and must not expose confidential information that could harm the reputation and good name of Arme.
6. Conflict of Interest
Employees must act at all times in the best interest of Arme and avoid situations that may create a conflict with those interests. A conflict of interest occurs when a person has a private, personal, economic, or other interest that could influence the objective exercise of their duties as an employee of Arme. These personal interests may include family relationships as well as ties with close Friends If an employee finds themselves in a situation that could give rise to a conflict of interest, they must immediately communicate this to the compliance officer of the
PTEE and/or the human resources process. If the affected party is the compliance officer themselves, they must inform their deputy of the PTEE and/or the human resources process. The person in conflict must refrain from participating in the decision and delegate responsibility to their superior. Examples of conflicts of interest:
● Financial Interests: An employee who has decision-making responsibilities with business partners (clients or suppliers) and has economic interests in those entities will not be able to influence Arme’s decisions in favor of that company.
● Familial Ties: Situations where there is a close or romantic relationship between supervisors and subordinates or between those who perform and control transactions.
● Secondary Employment: If an employee has additional employment or participates in other business activities that conflict with Arme’s interests, it must be reported.
● Performance Evaluation: An employee who supervises another person and must evaluate their performance or decide on salary increases must avoid any conflict of interest in this evaluation.
7. Donations or Sponsorships
Arme grants donations or sponsorships, complying with established procedures to support projects proposed by public or private entities, or by duly established non-profit organizations in compliance with the law; destined for educational, cultural, sports, social, political events, among others. Arme reasonably evaluates any relationship between the possible donation or sponsorship and its business objectives and guarantees compliance with the specific authorization process, registration and documentation requirements, as well as specific economic limits. All donations or sponsorships will be executed according to internal procedures, being transparent, verifiable, and justified, and require approval from senior management; they must also have the donation certificate from the donating entity.
8. Fraud
Fraud is defined as intentional deception or illegal conduct that goes against ethics and honesty and can result in gains, benefits, or advantages for an employee, as well as damages or losses for the company or third parties. Participating in fraud or theft represents a fundamental violation of integrity values. Therefore, it must be addressed as a serious disciplinary infraction.
9. Commitment to the Prevention, Detection, and Control of Money Laundering, Terrorism Financing, and the Financing of the Proliferation of Weapons of Mass Destruction
For Arme, it is essential to identify the risk of FPADM, for which the SAGRILAFT System has been implemented, through the A3.MN04 MANUAL OF THE SELFCONTROL AND RISK MANAGEMENT SYSTEM LAFT-FPADM, which establishes the prevention, detection, and control of risk.
10. Intellectual Property
Employees of Arme are obligated to protect their own or third-party intellectual property; they must make appropriate and responsible use of trademarks,copyrights, and patents. They must also respect the intellectual property of other companies by legally acquiring licenses for their use.
11. Business Conduct and Treatment of Our Partners
11.1. Our Clients
Arme aims to strengthen and develop long-term relationships with its clients by offering high-quality goods and services and demonstrating respect and integrity in all its transactions. The company is committed to providing its products fairly and honestly, complying with all applicable health and safety laws, as well as the informational requirements regarding products and internal procedures. The promotion and advertising of products will always be based on facts and data, presented fairly, reliably, and reasonably, in accordance with current competition laws.
11.2. Responsibility in Free Competition
Arme is committed to complying with laws to ensure free competition, price speculation, or antitrust, which aim to provide consumers with high-quality products and services at fair prices and ensure that no conduct interferes with this process.
11.3. Our Suppliers
Arme will select its suppliers using objective criteria, such as personnel competence, productquality, prices, and services offered. Suppliers must fully commit to quality, innovation, and efficiency, operate in accordance with current legislation, and adhere to appropriate ethical practices defined in Arme’s internal procedures. Suppliers and clients must ensure that events such as forced labor, slavery, child labor, discrimination, and any other illegal acts are prevented.
12.Compliance with the Code
All employees of Arme must comply with this code during their tenure at the company. No employee will be allowed to instruct another to act against the code, ethics, or laws. Furthermore, inappropriate conduct cannot be justified by claiming that an instruction was
received from a superior. At Arme, relationships among coworkers, supervisors, and third parties are based on respect, good faith, and transparency. Information must not be hidden, second intentions must be avoided, and misleading others must be refrained from. Employee actions are governed by integrity and honesty, reflecting ethical and legal behavior that contributes to the good name and image of Arme.
13.Employee Duties
Employees of Arme have the obligation to execute the contract in good faith, with honesty, honor, and putting all their work capacity at the service of the employer, taking into account the duties detailed in Article 58 of Arme’s Internal Work Regulations. Conflict Declaration: If a collaborator suspects they are facing a possible conflict of interest, they must inform their immediate supervisor, human resources process, or the compliance officer of the PTEE in a timely and truthful manner so that it can be evaluated and the necessary measures determined according to the impact of the conflict.
14.Code Violations
Compliance with the provisions of the Code of Ethics is mandatory for all employees of Arme, and non-compliance will be sanctioned in accordance with the internal work regulations, in accordance with the provisions of the Labor Code. The sanctions that Arme will apply for violations of the Code of Ethics may result in serious offenses for employees and their representatives, including dismissal for just cause, in accordance with the provisions of the Labor Code.
15.Compliance Evaluation
Arme’s internal control process will carry out independent evaluations of the functioning of controls and internal reports, as well as verify compliance with the articles established in this code.
16.Report on Improper Conduct
Arme has set up an email, oficialcumplimientoPTEE@arme.co, which is directly managed by the compliance officer, through which employees of the company, their representatives, and any third party can securely, confidentially, and anonymously report any suspicion of violation of the Business Ethics Program. The website will also be available under the «Policies» tab at the bottom identified as «Transparency Line,» the channel for reporting corruption and/or transnational bribery acts. https://arme.co/politicas/ Similarly, the company commits that the reports received will be investigated, and the information and evidence provided will be kept in total confidentiality, protecting the person(s) reporting violations of this program.
17.Validit This business ethics program has been in effect since 2018, with an update in 2024.
18.Framework for Ethical Decision-Making
When in doubt or faced with an ethical dilemma, ask yourself the following questions:
● Is it contrary to Arme’s or professional standards?
● Does it seem right?
● Is it legal?
● Will it negatively reflect on you or Arme?
● Who else could be affected (clients, you, other people in Arme)?
● Would you feel embarrassed
«Integrity is doing the right thing, even when no one is watching.»
C.S. Lewis
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